Cara Kami Menjaga
Data Sekolah Anda

Kebijakan Privasi ini mengatur komitmen dan mekanisme operasional PiySchool (dikembangkan dan dikelola oleh PiyXoX Developer) dalam mengumpulkan, mengolah, mengenkripsi, menyimpan, dan melindungi Data Pribadi pengguna pada ekosistem platform Enterprise School Resource Planning (ERP Sekolah) kami.

Data yang diproses bergantung pada modul yang diaktifkan oleh institusi Sekolah Anda. Rincian data mencakup kategori berikut:

• Data Identitas Kependudukan & PII Berenkripsi Maksimal: Nomor Induk Kependudukan (NIK), Nomor Kartu Keluarga (KK), NIS, NISN, NIP guru/staf, tempat tanggal lahir, jenis kelamin, serta berkas digital unggahan (scan/foto KTP orang tua/guru, Kartu Keluarga, dan Akta Kelahiran pada modul PPDB dan biodata siswa/guru).
• Modul Akademik & E-Rapor Kurikulum Merdeka: Capaian Pembelajaran (CP), Tujuan Pembelajaran (TP), nilai formatif, nilai sumatif lingkup materi, nilai sumatif akhir semester, deskripsi capaian rapor, catatan wali kelas, data kenaikan kelas, dan riwayat mutasi.
• Modul CBT & Ujian Online: Bank butir soal, lembar jawaban digital siswa, nilai ujian real-time, waktu pengerjaan, serta log integritas ujian (pendeteksian perpindahan tab, browser lock, dan jeda koneksi).
• Modul Keuangan, SPP & Payment Gateway: Struktur tarif SPP, tagihan iuran berkala, status verifikasi pembayaran, nomor virtual account perbankan, riwayat transaksi via Midtrans (QRIS dinamis, VA Bank BRI/BCA/BNI/Mandiri, e-Wallet). Catatan: PiySchool tidak pernah menyimpan kredensial sensitif nomor kartu kredit atau kode CVV pengguna.
• Modul Penggajian (Payroll): Komponen gaji pokok, tunjangan jabatan, potongan kehadiran, insentif wali kelas, nomor rekening perbankan penerima gaji, dan slip gaji digital karyawan.
• Modul Presensi Pintar (RFID & Geolocation): Data log tap kartu RFID (nomor UID kartu, stempel waktu masuk/pulang), serta titik koordinat GPS (latitude & longitude) perangkat pengguna saat melakukan presensi geolokasi seluler dalam radius sekolah yang diizinkan.
• Modul BK (Bimbingan Konseling) & Poin Disiplin: Catatan konseling pembinaan siswa, riwayat pelanggaran tata tertib sekolah, akumulasi poin pelanggaran, serta rekapitulasi poin prestasi siswa.
• Modul Simaset & E-Perpustakaan: Daftar inventaris sarana prasarana sekolah dengan kode QR, riwayat peminjaman buku perpustakaan, kartu anggota perpustakaan, dan catatan denda keterlambatan buku.
• Data Log Teknis & Audit Trail Akses PII: Alamat IP perangkat, User Agent peramban, stempel waktu akses, catatan kegagalan autentikasi, serta audit log spesifik pembacaan berkas identitas dan data sensitif PII (audit log kepatuhan UU PDP).

Seluruh data yang dikumpulkan digunakan semata-mata untuk penyelenggaraan operasional pendidikan dan tata kelola institusi Sekolah, mencakup:

• Menjalankan fungsionalitas 15+ Modul ERP sekolah (administrasi akademik Kurikulum Merdeka, penilaian, penerbitan rapor, dan ujian CBT).
• Mengotomatiskan pengiriman notifikasi penting (kehadiran tap RFID datang/pulang siswa, invoice SPP, dan pengumuman sekolah) melalui integrasi resmi WhatsApp Notification Gateway ke kontak orang tua.
• Memfasilitasi rekonsiliasi pembayaran tagihan SPP dan administrasi sekolah secara real-time via payment gateway berizin.
• Memvalidasi identitas pendaftar baru pada sistem PPDB dan memastikan keaslian berkas persyaratan kependudukan secara aman.
• Menjaga stabilitas infrastruktur multi-tenant, mencegah unauthorized access, serta menindak kecurangan ujian pada platform CBT.
• Memenuhi kepatuhan terhadap regulasi akreditasi sekolah, audit perpajakan/keuangan yayasan, dan perundang-undangan pelindungan data pribadi di Republik Indonesia.

Pemrosesan data dalam platform PiySchool dilaksanakan berlandaskan:

• Pelaksanaan Kontrak Lisensi Langganan Platform ERP antara PiySchool dan Pihak Sekolah/Yayasan;
• Persetujuan eksplisit (consent) yang diberikan oleh Pengguna atau perwakilan resminya;
• Pemenuhan kewajiban hukum penyelenggaraan pendidikan nasional (UU Sisdiknas dan petunjuk teknis Dapodik/Kemendikbudristek);
• Kepatuhan pada UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP).

Kami tidak memperjualbelikan data pribadi dalam bentuk apa pun. Data hanya dibagikan secara terukur dan terbatas kepada pihak-pihak berikut demi kelancaran fungsi sistem:

• Internal Sekolah sesuai Kewenangan (Role-Based Access): Akses data dipagari oleh sistem peran (Super Admin, Kepala Sekolah, Tata Usaha/Bendahara, Guru/Wali Kelas, Siswa, dan Wali Murid). Orang tua hanya dapat melihat data portofolio nilai, tagihan SPP, dan presensi anak kandungnya sendiri.
• Payment Gateway Resmi (PT Midtrans): Data nominal tagihan SPP dan identitas siswa diteruskan ke API Midtrans untuk menerbitkan nomor Virtual Account bank, QRIS dinamis, atau faktur pembayaran online. Midtrans beroperasi di bawah pengawasan Bank Indonesia dan menerapkan standar keamanan PCI-DSS Level 1.
• Penyedia Layanan WhatsApp API Gateway: Nomor telepon tujuan dan pesan ringkas presensi/tagihan disalurkan ke gateway WhatsApp resmi untuk transmisi notifikasi instan ke gawai orang tua.
• Penyedia Infrastruktur Cloud Server Berkeamanan Tinggi: Server basis data dan penyimpanan dokumen di-hosting pada data center bersertifikasi ISO 27001 dengan firewall berlapis, backup otomatis, dan pencegahan DDoS.
• Kewajiban Penegakan Hukum: Data dapat diungkapkan kepada instansi penegak hukum Republik Indonesia hanya jika disertai surat perintah resmi dan sah sesuai koridor perundang-undangan yang berlaku.

PiySchool mengimplementasikan standar keamanan defensif tingkat tinggi (defense-in-depth) untuk melindungi kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan data institusi pendidikan:

Data disimpan aktif selama institusi Sekolah mempertahankan langganan aktif pada layanan PiySchool. Untuk kebutuhan arsip akademik abadi (seperti buku induk siswa dan rapor kurikulum merdeka), data disimpan sesuai ketentuan masa retensi arsip kementerian pendidikan nasional.

Apabila masa langganan berakhir atau Sekolah memutuskan untuk berhenti berlangganan, Sekolah diberikan masa tenggang (grace period) selama 30 (tiga puluh) hari kalender untuk mengunduh seluruh data dalam format standar (Excel/PDF/ZIP). Setelah jangka waktu tersebut dan atas konfirmasi tertulis, seluruh berkas terenkripsi dan data tenant dapat dihapus secara permanen dari server penyimpanan kami.

Berdasarkan Bab VI Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP), Anda dan wali murid Anda memiliki hak-hak hukum meliputi:

• Hak Mendapatkan Informasi: Mengetahui kejelasan identitas pemrosesan, tujuan pengumpulan data, dan peruntukannya.
• Hak Akses dan Salinan: Mengakses dan memperoleh salinan data pribadi yang tersimpan dalam sistem sekolah.
• Hak Pembetulan / Pembaruan: Memperbaiki data pribadi yang salah, tidak akurat, atau tidak mutakhir (misal pembaruan biodata wali murid).
• Hak Pengakhiran / Penghapusan: Meminta penghapusan data kependudukan setelah peserta didik lulus atau mutasi, sepanjang tidak berbenturan dengan kewajiban retensi arsip pendidikan pemerintah.
• Hak Menarik Persetujuan: Menarik kembali persetujuan pemrosesan data tertentu dengan konsekuensi wajar terhadap ketersediaan layanan sistem.

Mengingat status Sekolah sebagai Pengendali Data Pribadi, permohonan akses, perubahan biodata, atau penghapusan data siswa dan guru harus diajukan terlebih dahulu secara resmi kepada pihak Administrasi Sekolah / Operator Tata Usaha terkait.

Apabila pihak Sekolah memerlukan asistensi teknis atau terdapat permohonan yang berhubungan langsung dengan infrastruktur platform PiySchool, administrator Sekolah dapat menghubungi tim Data Protection kami melalui meja bantuan resmi. Kami berhak melakukan verifikasi identitas dan surat kuasa legal sebelum menindaklanjuti permintaan yang diajukan.

PiySchool memanfaatkan cookie sesi yang terenkripsi dan token keamanan HTTP-only (CSRF protection) guna mempertahankan sesi login pengguna, menjamin keamanan transaksi antarmuka, serta mencegah serangan Cross-Site Request Forgery.

Platform kami juga didukung teknologi Progressive Web App (PWA) menggunakan Service Worker dan peramban Cache Storage untuk mempercepat pemuatan aset visual, mendukung navigasi responsif, dan memastikan kelancaran portal ketika diakses melalui perangkat ponsel pintar orang tua dan guru.

Sistem kami terhubung dengan layanan mitra pihak ketiga (seperti Midtrans Payment Gateway dan WhatsApp API Gateway). Saat berinteraksi dengan gerbang pembayaran bank atau tautan eksternal, pemrosesan transaksi tunduk pula pada kebijakan privasi dan standar kepatuhan masing-masing penyedia layanan pihak ketiga tersebut. Kami mengimbau pengguna untuk menelaah syarat dan ketentuan penyedia gateway terkait saat menyelesaikan transaksi.

PiySchool berhak merevisi atau memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu demi menyelaraskan dengan perkembangan modul aplikasi, evolusi standar keamanan siber, dan penyesuaian regulasi hukum di Indonesia. Setiap perubahan penting akan diinformasikan melalui pengumuman di dashboard platform atau komunikasi langsung kepada administrator Sekolah.

Jika Anda memiliki pertanyaan, klarifikasi teknis mengenai enkripsi sistem, atau hendak menyampaikan pengaduan terkait tata kelola data pribadi pada platform PiySchool, silakan hubungi tim kami melalui meja bantuan resmi: